J’ai été un fan actif de Getting_Things_Done”>Getting Things Done pendant de nombreuses années ( GTD) Systems par David Allen. Et bien que j’aie dévié de ce système à un moment ou à un autre – et que je sois devenu beaucoup plus désorganisé et improductif – j’ai quand même réussi à mettre en œuvre une partie ou deux du système.
De nombreuses personnes utilisant le système GTD essaient d’intégrer différents outils, gadgets et technologies dans le mélange. Cependant, il n’est pas rare que ces systèmes finissent par devenir trop compliqués et déroutants à suivre. Certaines personnes sont même revenues à des systèmes papier simples et démodés pour lutter contre la surcharge technologique, et je me suis récemment retrouvé à faire quelque chose de similaire.
Au début de 2007, j’ai décidé d’utiliser un système de planification sur papier au lieu de mon fidèle Palm Pilot. J’ai toujours aimé avoir mon calendrier devant moi toute la semaine pour savoir quoi faire. Quand je ne fais que planifier quotidiennement, j’ai toujours l’impression qu’il y a trop à faire. Cependant, si je mets les mêmes tâches dans un planificateur hebdomadaire, j’obtiens une vision beaucoup plus réaliste de ce qui peut et ne peut pas être fait sur une période donnée.
Une autre raison pour laquelle je suis heureux de passer à un système papier est que j’aime coder les choses par couleur sur mon calendrier. Je barre généralement les choses avec des surligneurs colorés en fonction de ce que j’ai fait ou n’ai pas fait. Et parfois, j’utilise différentes couleurs de surligneurs pour différents domaines de ma vie sur lesquels je me concentre. Par exemple, si je termine une tâche ou une réunion un jour donné, je peux non seulement la cocher, mais aussi la mettre en surbrillance avec mon surligneur orange pour montrer qu’elle est terminée. D’autre part, je marquerais une tâche partiellement terminée avec un surligneur jaune. Les tâches liées au revenu sont surlignées en vert, tandis que les tâches liées à la famille ou aux objectifs sont surlignées en bleu.
Pouvoir voir toute ma semaine en même temps m’a été très utile, et au fur et à mesure que la semaine avance, il a été particulièrement satisfaisant de voir les différentes couleurs qui représentent les événements d’un marqué chaque jour. Cela m’a permis de voir en un coup d’œil à quel point j’étais productif sur une période donnée et à quel point j’équilibrais les différents domaines d’intérêt.
En juin 2007, j’ai acheté une tablette PC. En tant qu’écrivain professionnel, j’en voulais un depuis près de 10 ans. J’ai toujours aimé “écrire” sur un Palm Pilot, mais je voulais une véritable reconnaissance de l’écriture manuscrite et un écran plus grand. Et le Tablet PC m’offre exactement cela.
Une fois que j’ai eu la tablette, cependant, j’ai réalisé que j’avais un excellent mélange de technologie et de travail GTD sur papier à portée de main. Ma tablette était livrée avec le logiciel Microsoft One Note et j’ai pu écrire à ma guise avec le stylet numérique.
J’ai donc créé un modèle de calendrier personnalisé pour One Note afin de ramener mon système papier bien-aimé à un système numérique. Il m’a fallu plusieurs essais pour trouver un modèle que j’ai vraiment aimé, mais le résultat final est exactement ce que je cherchais.
Avec le logiciel One Note sur ma tablette PC Je peux maintenant suivre mon emploi du temps hebdomadaire avec des surligneurs et un codage couleur, comme je le faisais sur papier. J’ai également des sections pour mes listes d’actions GTD, “parfois/peut-être”, des listes de contrôle, des fichiers de support de projet et même une section de carnet d’adresses manuscrite rudimentaire pour les contacts.
Il y a quelques semaines, je suis allé plus loin et j’ai également créé un système de classement de A à Z dans One Note. Je ne l’utilise pas encore beaucoup, mais à un moment donné, j’aimerais avoir un système de référence numérique entièrement contenu dans OneNote. Ce que j’aime le plus, c’est que je peux écrire mes notes et mes pensées à la main tout en les mettant dans un système consultable.
Le nouveau système GTD n’est pas encore parfait, et bien sûr, seul le temps nous dira à quel point il sera utile à long terme. Mais pour l’instant, j’aime vraiment le mélange d’un système de style papier et de la technologie.